Українці ризикують втратити трудовий стаж та отримати меншу пенсію, якщо не оцифрують свої паперові трудові книжки. Влітку 2026 року завершується п’ятирічний перехідний період, наданий для переведення даних у цифровий формат. Пенсійний фонд України вкотре нагадує: зволікати не варто, особливо з огляду на ризики воєнного часу.

Як повідомляють "Факти ICTV", новина про можливу втрату стажу через неоцифровані трудові швидко поширилася мережею, викликавши занепокоєння у багатьох громадян. Однак, як пояснює ведуча Наталя Кулик, сенсації в цьому немає. Пенсійний фонд лише вкотре нагадав про крайній термін – 10 червня 2026 року.

Проблема стосується насамперед трудового досвіду, набутого до 1 січня 2004 року. Саме до цієї дати єдиним підтвердженням стажу були записи в паперовій трудовій книжці. З 2004 року в Україні запрацював Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування, який автоматично фіксує всі дані про роботу та сплачені внески.

"Інформація про стаж, отриманий до цього часу, зокрема і в радянський період, міститься виключно у паперовій трудовій. Тобто книжечка, яка лежить у вашого роботодавця чи, можливо, вже у вас вдома – це єдиний документ, який підтверджує ваш повний трудовий стаж", – наголошує ведуча.

Хоча у Пенсійному фонді запевняють, що невчасно подана скан-копія не призведе до автоматичної втрати стажу, оцифрування є вкрай важливим з кількох причин.

Навіщо потрібна електронна трудова книжка

  • Безпека даних. В умовах війни паперові документи можуть бути знищені або втрачені через обстріли, пожежі чи окупацію. Цифрова копія в державному реєстрі є надійною гарантією збереження інформації.

  • Швидкість та зручність. Наявність повних даних в електронній системі значно прискорить процес призначення пенсії в майбутньому, оскільки не доведеться збирати додаткові довідки.

  • Вимога закону. Перехід на електронний обіг трудових відносин є вимогою законодавства.

Президентка громадської організації "Всеукраїнська асоціація кадровиків" Вікторія Ліпчанська підтверджує, що ризики втрати документів цілком реальні.

"Перші постраждалі у нас були ті працівники, які працювали на сході країни і з 2014 року. Вони залишилися без трудових книжок і без відображення стажу. Зараз їм важко підтверджувати той стаж, оскільки навіть свідків інколи немає", – розповідає експертка.

Вона додає, що в умовах війни, коли "може прилетіти" як на підприємство, так і в будинок працівника, паперовий документ не має стовідсоткової гарантії збереження.

"Оцифрування – це додаткова гарантія, що стаж не буде втрачений", – підкреслює Вікторія Ліпчанська.

Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція

Подати відомості може як роботодавець, так і сам працівник. Зробити це можна самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Популярні новини зараз

Спочатку в'язниця, потім депортація: у Польщі покарають велику групу українців

Родинні зв'язки більше не допоможуть: хто заплатить максимальний податок на спадщину

Українців чекають штрафи за "застарілий" паспорт: хто має обміняти на ID-картку

Доведеться знести або замінити: власників приватних будинків попередили про жорсткі норми
Показати ще

  • Авторизуйтесь на порталі ПФУ за допомогою електронного цифрового підпису (КЕП), BankID або через "Дію".

  • У меню зліва знайдіть розділ "Комунікації з ПФУ" та оберіть пункт "Відомості про трудові відносини".

  • Ознайомтеся з вимогами до скан-копій: вони мають бути кольоровими, чіткими, кожна сторінка як окремий файл або всі разом у форматі PDF. Розмір файлу не повинен перевищувати 1 Мб. Сканувати потрібно всі заповнені сторінки.

  • Перевірте свої персональні дані, що з'являться на екрані, та дайте згоду на їх передачу та обробку.

  • Натисніть кнопку "Додати файл" та завантажте підготовлені скан-копії трудової книжки та інших документів, що впливають на стаж (диплом про освіту, свідоцтво про народження дитини, військовий квиток тощо).

  • Підпишіть та відправте документи до ПФУ.

Після цього статус обробки можна відстежувати в особистому кабінеті у розділі "Мої звернення". Якщо фахівці ПФУ виявлять помилки, вони залишать коментар із рекомендаціями щодо їх виправлення.

ПФУ

Важливо! Перед скануванням уважно перевірте всі записи у трудовій книжці.

"Дуже багато помилок, починаючи з прізвища, імені, по батькові, дати народження. До того, як ця інформація потрапить до Пенсійного фонду, вона має бути виправлена обов'язково", – підсумовує Вікторія Ліпчанська.

Виправлення має вносити роботодавець за останнім місцем роботи. Самостійно робити будь-які виправлення у трудовій книжці категорично заборонено.

Також нагадаємо, кому з пенсіонерів потрібно терміново пройти ідентифікацію та як це зробити онлайн.