Роботодавці мають посилити контроль за актуальністю військово-облікових документів (ВОД) працівників, оскільки з переходом на електронний формат змінилися правила їхньої чинності. Про те, як правильно працювати з роздруківками "Резерв ID" та коли вимагати їх оновлення, розповіла шеф-редактор платформи Kadroland Тетяна Донець у новому випуску на YouTube-каналі порталу.
Перехід на електронний формат
Експертка нагадала, що з 16 грудня 2025 року для осіб, які перебувають на обліку в ТЦК, пріоритетним став електронний формат документів. Старі паперові квитки залишаються чинними лише за умови, що дані в них повністю відповідають інформації в реєстрі "Оберіг".
"Для осіб, що перебувають на обліку в ТЦК, основним військово-обліковим документом є "Резерв ID". Це - електронний військово-обліковий документ", - зазначає Тетяна Донець.
При працевлаштуванні або оновленні даних працівник надає роботодавцю роздруківку з унікальним QR-кодом, який має бути доступним для зчитування через застосунок.
Строк дії документа: важливі нюанси
Ключовим моментом для кадровиків є розуміння термінів дії е-ВОД. Юристка підкреслює, що цей термін залежить не лише від дати формування документа, а й від наявності відстрочки.
"Строк дії військово-облікового документа в електронній формі становить не більше одного року з дати його формування та не може перевищувати строк дії відстрочки", - пояснює експертка.
Це означає, що документ може втратити чинність раніше, ніж через рік, якщо у працівника завершилися підстави для відстрочки. Тетяна Донець навела приклад із батьком трьох дітей: якщо старшій дитині виповнюється 18 років, відстрочка анулюється, і навіть нещодавно сформований "Резерв ID" стає недійсним. У такому разі працівник зобов'язаний оновити дані та надати нову роздруківку.
Обов'язки роботодавця
Експерти наголошують, що роботодавець повинен оперативно реагувати на зміни в документах персоналу.
"Роботодавець зобов'язаний протягом 5 днів з моменту надання оновленої роздруківки е-ВОД внести зміни до списків персонального військового обліку", - йдеться у роз'ясненні.
Зокрема, необхідно оновити інформацію про строк дії документа та відстрочки у відповідних графах облікових списків.
Єдиний теплий день: потужний антициклон принесе в Україну пекельний холод
Reuters дізналася головну вимогу Трампа до України в обмін на гарантії безпеки
ПФУ не має права: суд ухвалив доленосне рішення для пенсіонерів
Українцям масово повертають гроші за комуналку: результати масштабних перевірок
Щоб уникнути порушень, юристка радить підприємствам видати внутрішній наказ, який регламентує обов'язки персоналу щодо інформування про зміни.
"Доцільно видати наказ і зобов'язати працівників надавати роздруківки оновлених документів не тільки у випадках закінчення строку відстрочки, а й у випадках зміни будь-яких військово-облікових даних", - резюмує Тетяна Донець.